Ein laufend aktuelles Bild Ihrer Verwaltungsabläufe über Ämter, Fachverfahren und Dienstleister hinweg, erfasst direkt bei den Beschäftigten im Gespräch mit dem KI-Assistenten Bliksy. Ohne Modellierungswissen und ohne wochenlange Workshops.
ISO 9001 & ISO 27001 · Hosting in Europa · DSGVO-konform
Kurz erklärt
Was leistet der digitale Zwilling für Kommunen?
Ein digitaler Zwilling der Organisation ist ein laufend aktuelles Modell einer Verwaltung, das Prozesse, Zuständigkeiten, Fachverfahren und Wissen miteinander verknüpft. Städte, Gemeinden und Landkreise nutzen ihn als gemeinsame Grundlage für Prozessmanagement, Organisationsuntersuchungen und die Digitalisierung ihrer Verwaltungsleistungen.
Er zeigt, wie ein Antrag vom Eingang bis zum Bescheid tatsächlich läuft.
Er zeigt, welche Fachverfahren, Ämter und Dienstleister beteiligt sind.
Er zeigt, wo Medienbrüche und Wartezeiten entstehen, bevor digitalisiert wird.
Die Ausgangslage
Mehr Aufgaben, weniger Personal und das Wissen geht in den Ruhestand
Kommunen sollen Leistungen digital anbieten, E-Akte und neue Fachverfahren einführen und gleichzeitig mit weniger Personal auskommen. Ein Vorgang wie ein Bauantrag oder eine Gewerbeanmeldung berührt dabei mehrere Ämter, Fachverfahren und oft externe IT-Dienstleister.
Wie die Abläufe im Detail funktionieren, wissen meist erfahrene Beschäftigte. Prozessmanagement scheitert selten am Willen, sondern daran, dass das Erheben der Abläufe Wochen dauert und die Ergebnisse schnell veralten.
Spätestens dann fällt es auf
Eine Leistung soll online gehen
Bevor der Antrag digital wird, muss klar sein, wie er intern bearbeitet wird. Sonst wird der Medienbruch nur verschoben.
Prozessmanagement soll eingeführt werden
Workshops und Modellierung binden Personal, das im Tagesgeschäft fehlt.
Eine Organisationsuntersuchung steht an
Aufgaben, Zuständigkeiten und Abläufe müssen erst mühsam erhoben werden.
Erfahrene Beschäftigte gehen in den Ruhestand
Ihr Wissen über Sonderfälle, Ansprechpartner und Zuständigkeiten geht mit.
Ihre Organisation im Zwilling
Was BLIKS IO in einer Kommune sichtbar macht
Der digitale Zwilling führt zusammen, was sonst über Ämter, Fachverfahren und Aktenpläne verstreut liegt. Erfasst wird direkt bei den Beteiligten, im kurzen Gespräch mit dem KI-Assistenten Bliksy.
Alle Prozesse
Vom Antragseingang über Prüfung und Beteiligung bis zum Bescheid: jeder Ablauf als Prozessmodell in BPMN 2.0, mit Schritten, Übergaben und Wartezeiten.
Bürgerservice
Bauantrag
Gewerbe
Beschaffung
Alle Systeme
Welches Fachverfahren und welcher IT-Dienstleister hinter jedem Schritt steckt, inklusive der Schnittstellen zu E-Akte und Onlineportal.
Fachverfahren
E-Akte
Onlineportal
IT-Dienstleister
Alle Mitarbeitenden
Wer in welchem Amt bearbeitet, prüft und zeichnet, wer vertritt und wessen Wissen wo gebraucht wird.
Fachbereich
Sachgebiet
Zeichnung
Vertretung
Alle Dokumente
Bestehende Dienstanweisungen, Geschäftsverteilungspläne und Prozessbeschreibungen werden übernommen und mit den Abläufen verknüpft.
Dienstanweisungen
Geschäftsverteilungsplan
Prozessbeschreibungen
Anwendungsfälle
Wofür Kommunen den digitalen Zwilling nutzen
Jedes Modul baut auf demselben Zwilling auf. Drei typische Fragen aus dem Alltag zeigen, wie das in der Praxis aussieht.
Process Assessment
Prozesse optimieren, bevor digitalisiert wird
Sehen Sie, wo Anträge zwischen Ämtern und Sachgebieten liegen bleiben, und priorisieren Sie, welche Leistungen sich für die Digitalisierung zuerst lohnen.
Wartezeiten und Übergaben je Bearbeitungsschritt
Medienbrüche zwischen Papier, E-Mail und Fachverfahren
Schritte mit Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzial
Digital Architect (Beta)
Fachverfahren und Schnittstellen kennen
Welche Abläufe hängen an welchem Fachverfahren, und wo werden Daten von Hand übertragen? Digital Architect macht die Verbindungen sichtbar.
Schnittstellen zwischen Onlineportal, Fachverfahren und E-Akte
Manuelle Übergaben zwischen Ämtern
Grundlage für Ablösung, Ausschreibung und Neubeschaffung
BLIKSY Omniscient
Wissen vor dem Ruhestand sichern
Neue Beschäftigte fragen den Zwilling, statt sich durch Ordner, Aktenpläne und Kolleginnen und Kollegen zu arbeiten.
Zuständigkeiten je Leistung und Amt
Antworten mit Bezug auf die erfassten Prozessschritte
Verständlich auch ohne Modellierungswissen
Außerdem im Einsatz für
Organisationsuntersuchungen
Aufgaben, Abläufe und Zuständigkeiten liegen bereits erfasst vor, statt neu erhoben zu werden.
Vorhandene Dokumentation übernehmen
Der Converter übernimmt bestehende Prozessbeschreibungen aus Word, Visio oder PDF, damit niemand bei null beginnt.
Regulatorik
OZG und E-Akte auf Basis des echten Ist-Zustands
Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Verwaltungen, Leistungen digital anzubieten. Ein Onlineformular allein verkürzt aber keinen Bearbeitungsweg. Wer Abläufe zuerst sichtbar macht und vereinfacht, digitalisiert einen besseren Prozess statt eines umständlichen.
Risiko & ComplianceLeistungen und Abläufe verbinden
Welche internen Schritte stehen hinter jeder Onlineleistung?
Zuständigkeiten zeigen
Wer bearbeitet, prüft, zeichnet und vertritt?
IT-Abhängigkeiten belegen
Welche Fachverfahren und Dienstleister stecken hinter jedem Schritt?
Änderungen nachvollziehen
Der Zwilling wächst mit, statt bei jeder Organisationsuntersuchung neu erhoben zu werden.
Zur Einordnung: BLIKS IO ersetzt weder Ihre Fachverfahren noch E-Akte, Onlineportal oder Organisationsuntersuchung. Er liefert die Prozess- und Zuständigkeitsdaten, auf denen diese Arbeit aufsetzt.
Für wen
Für alle, die in der Kommune Abläufe verantworten
Organisation und Prozessmanagement
Haupt- und Organisationsämter sowie Prozessmanagerinnen und Prozessmanager.
Prozesslandkarte · Organisationsuntersuchung · Prozessmanagement
Fachbereiche und Ämter
Amtsleitungen und Sachbearbeitung, die Abläufe beschreiben, ohne BPMN lernen zu müssen.
Bürgerservice · Bauamt · Ordnungsamt · Sozialamt
Digitalisierung und IT
Digitalisierungsbeauftragte, IT-Leitungen und kommunale IT-Dienstleister.
OZG · E-Akte · Fachverfahren
Sicherheit & Compliance
Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle
ISO 9001
Zertifiziertes Qualitätsmanagement: Entwicklung und Betrieb folgen dokumentierten, geprüften Abläufen.
ISO 27001
Zertifiziertes Managementsystem für Informationssicherheit nach international anerkanntem Standard.
Hosted in Europe
Betrieb in Europa, eigene Datenbank je Kunde und DSGVO-konforme Verarbeitung.
Was ist ein digitaler Zwilling der Organisation in einer Kommune?
Ein digitales Abbild Ihrer Verwaltung: Leistungen, Abläufe, Ämter, Rollen, Fachverfahren und Dienstleister, miteinander verknüpft. Abgebildet wird die Organisation, nicht die Stadt oder ihre Infrastruktur.
Worin unterscheidet sich das von klassischer Prozessmodellierung?
Bei klassischer Prozessmodellierung erheben wenige Fachleute Abläufe in Workshops und zeichnen sie nach. Bei BLIKS IO beschreibt jede Person den eigenen Arbeitsschritt im Gespräch mit Bliksy, und daraus entstehen Prozessmodelle in BPMN 2.0, die mit Zuständigkeiten, Fachverfahren und Dokumenten verknüpft sind.
Brauchen die Beschäftigten eine BPMN-Schulung?
Nein. Die Beschäftigten beschreiben ihre Arbeit in eigenen Worten. Das Prozessmodell erstellt BLIKS IO.
Worin unterscheidet sich das von einem digitalen Zwilling der Stadt?
Ein Stadtzwilling bildet Gebäude, Verkehr oder Umweltdaten ab. Der digitale Zwilling der Organisation beschreibt, wie Ihre Verwaltung arbeitet: wer was bearbeitet, mit welchem Fachverfahren und welchem Dienstleister. Beides ergänzt sich.
Müssen wir bestehende Fachverfahren oder Prozessbeschreibungen ersetzen?
Nein. BLIKS IO läuft neben Ihren Fachverfahren. Bestehende Prozessbeschreibungen lassen sich mit dem Converter übernehmen.
Wo liegen unsere Daten?
In Europa, in einer eigenen Datenbank pro Kunde. BLIKS IO ist nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert und arbeitet DSGVO-konform.
Weitere Branchen
CEO & Founder von BLIKS IO, Professor für Innovation, Change und Leadership. Schwerpunkte: digitale Transformation, Innovationsmanagement und Organisationsentwicklung.
