Prozesse optimieren
Prozessoptimierung, die bei den tatsächlichen Abläufen ansetzt
Prozessoptimierung ist die systematische Verbesserung von Geschäftsprozessen mit dem Ziel, Durchlaufzeiten, Kosten, Fehler und Aufwand zu senken. Sie setzt voraus, dass bekannt ist, wie ein Prozess heute tatsächlich abläuft, einschließlich der Übergaben zwischen Personen und Systemen.
Der digitale Zwilling Ihrer Organisation zeigt, wo ein Ablauf tatsächlich hakt: bei Daten, die von Hand von einem System ins nächste übertragen werden, bei Schritten, die in zwei Abteilungen parallel laufen, und bei Freigaben, die nur eine Person erteilen kann.
Die Ausgangslage
Warum viele Optimierungsprojekte am falschen Bild ansetzen
Optimierungsprojekte starten meist mit dem, was dokumentiert ist: Prozesslandkarten, Handbücher, Modelle aus früheren Projekten. Diese Unterlagen beschreiben, wie ein Ablauf gedacht war. Rückfragen per E-Mail, Zwischenlisten in Excel und Freigaben, die an einer einzigen Person hängen, stehen selten darin.
Genau dort entstehen aber Wartezeiten und Doppelarbeit. Wird nur der dokumentierte Ablauf verbessert, bleibt die Ursache des Engpasses bestehen, und nach einigen Monaten stellt sich der alte Zustand wieder ein.
Eine neue Ist-Aufnahme in Workshops bindet Fachleute über Wochen. Und sie veraltet, sobald sich ein System oder eine Zuständigkeit ändert.
Der Ansatz
Wie ein digitaler Zwilling Medienbrüche und Doppelarbeit aufdeckt
Ein digitaler Zwilling der Organisation ist ein laufend aktuelles Modell eines Unternehmens, das Prozesse, Rollen, IT-Systeme und Wissen miteinander verknüpft. Bei BLIKS IO entsteht er, indem jede beteiligte Person ihren eigenen Arbeitsschritt beschreibt, im Gespräch mit dem KI-Assistenten Bliksy. Weil dabei auch jede Übergabe erfasst wird, werden die Stellen sichtbar, an denen ein Prozess hakt.
Process Assessment
Schwachstellen bewerten und priorisieren
Bewertet einen Prozess aus der gewählten Analyseperspektive, etwa Prozesskosten oder Digitalisierungspotenzial, und priorisiert Empfehlungen nach Wirkung und Aufwand, verknüpft mit dem betroffenen Schritt.
Zum ModulDigital Architect (Beta)
Manuelle Übergaben zwischen Systemen finden
Zeigt jede Schnittstelle zwischen zwei Systemen und wo Mitarbeitende die Lücke per Copy-Paste schließen.
Zum ModulBLIKSY Omniscient
Fragen zum Ablauf direkt stellen
Beantwortet Fragen wie „Wo wird im Rechnungseingang doppelt erfasst?“ in Sekunden aus den erfassten Daten.
Zum ModulConverter
Vorhandene Dokumente übernehmen
Übernimmt vorhandene Prozessdokumente aus Word, Visio oder PDF, damit niemand bei null beginnt.
Zum ModulThemen
Vom Erfassen über das Analysieren zum Verbessern
Prozessoptimierung umfasst mehrere Teilfragen, die wir in eigenen Ratgebern vertiefen. Die Seiten erscheinen nach und nach.
Abläufe erfassen und dokumentieren
Ohne ein aktuelles Bild der Abläufe gibt es keine belastbare Optimierung.
- Prozessdokumentation, die aktuell bleibt
- Geschäftsprozesse digital abbilden
- Prozesslandkarte erstellen
Analysieren und bewerten
Engpässe, Kosten und Wertströme dort messen, wo sie entstehen.
- Geschäftsprozesse analysieren
- Engpassanalyse
- Prozesskosten berechnen und senken
- Value Stream Mapping
- Prozesskennzahlen
Verbessern und automatisieren
Erst verstehen, dann digitalisieren oder automatisieren.
- Prozessdigitalisierung
- Prozessautomatisierung
- Workflow Management und BPM
- Operational Excellence
- Process Mining
Beispielszenario
Wie das im Rechnungseingang aussehen kann
Ein fiktives Beispiel aus einem mittelständischen Unternehmen. Es zeigt die Arbeitsweise, nicht die Ergebnisse eines Kunden.
Ausgangslage
Rechnungen kommen per E-Mail und Post. Die Buchhaltung beklagt lange Durchlaufzeiten, die Ursache kennt niemand genau.
Erfassen
Beteiligte aus Posteingang, Buchhaltung, Einkauf und Fachbereichen beschreiben ihren Schritt im Gespräch mit Bliksy. Vorhandene Visio-Modelle übernimmt der Converter.
Erkennen
Der Zwilling zeigt, dass Rechnungsdaten zweimal von Hand übertragen werden, vom Postfach in eine Excel-Liste und von dort ins ERP. Sachliche Freigaben laufen über eine Person im Einkauf, für die es keine Vertretung gibt.
Priorisieren
Das Process Assessment ordnet die Empfehlungen nach Wirkung und Aufwand, etwa die Excel-Zwischenliste abzulösen und eine Vertretung für Freigaben festzulegen.
FAQ
Häufige Fragen zur Prozessoptimierung
Wie optimiert man Geschäftsprozesse?
Üblich ist ein Vorgehen in vier Schritten: den Ist-Ablauf erfassen, Schwachstellen wie Wartezeiten, Medienbrüche und Doppelarbeit finden, Maßnahmen nach Wirkung und Aufwand priorisieren und die Wirkung nach der Umsetzung erneut prüfen. Wie gut die Optimierung wird, hängt vor allem vom ersten Schritt ab.
Welche Methoden der Prozessoptimierung gibt es?
Verbreitet sind Lean Management mit Value Stream Mapping, Six Sigma für messbare und fehleranfällige Prozesse, Business Process Management für Modellierung und Steuerung sowie Process Mining für die Auswertung von Systemdaten. Die Methoden lassen sich kombinieren, und alle setzen voraus, dass der Ist-Prozess bekannt ist.
Worin unterscheidet sich das von Process Mining?
Process Mining wertet Event-Logs aus IT-Systemen aus und sieht deshalb nur, was ein System protokolliert. Der digitale Zwilling der Organisation erfasst auch Arbeit außerhalb der Systeme, etwa Abstimmungen per E-Mail, Excel-Listen und manuelle Übergaben, weil die Mitarbeitenden ihren Schritt selbst beschreiben. Beide Ansätze ergänzen sich.
Welche Prozesse sollte man zuerst optimieren?
Gute Kandidaten sind Abläufe mit vielen Übergaben, häufigen Rückfragen oder starker Abhängigkeit von einzelnen Personen, außerdem Prozesse vor einem Systemwechsel oder einer KI-Einführung. Für den Start eignet sich ein klar abgegrenzter Ablauf, an dem mehrere Abteilungen beteiligt sind.
Brauchen wir dafür eine vollständige Prozessdokumentation?
Nein. Der Zwilling entsteht, während die Beteiligten ihren Schritt beschreiben. Vorhandene Dokumente aus Word, Visio oder PDF übernimmt der Converter, sie sind aber keine Voraussetzung.
Wie schnell sehen wir erste Ergebnisse?
In weniger als 14 Tagen. Wie vollständig das Bild wird, hängt davon ab, wie viele Beteiligte ihren Arbeitsschritt beschreiben.
Welche Rolle spielen die Mitarbeitenden?
Sie sind die wichtigste Quelle, denn nur sie wissen, wie ihr Schritt tatsächlich abläuft. Ziel der Optimierung ist, dass sie ihre Zeit für die eigentliche Arbeit einsetzen können statt für Rückfragen, Doppelerfassung und die Suche nach Informationen.
CEO & Founder von BLIKS IO, Professor für Innovation, Change und Leadership. Schwerpunkte: digitale Transformation, Innovationsmanagement und Organisationsentwicklung.
Demo
Sehen Sie, wo Ihre Abläufe tatsächlich haken.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen an einem Beispielprozess, wie der Zwilling entsteht und wie das Process Assessment Medienbrüche und Doppelarbeit priorisiert.
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