Ein Prozesszwilling ist eine digitale Repräsentation eines konkreten betrieblichen Prozesses. Er kann Ablaufstrukturen, Verantwortlichkeiten, Ausführungsereignisse und Leistungskennzahlen verbinden, um den Prozess beobachtbar und analysierbar zu machen.
Methodik und Funktionsweise
Aus Prozessmodellen und passenden Datenquellen entsteht eine zweckbezogene Sicht auf tatsächliche Vorgänge. Je nach Umsetzung lassen sich Varianten, Engpässe oder alternative Abläufe untersuchen. Für Simulation und automatische Steuerung sind zusätzliche Funktionen erforderlich.
Abgrenzung und Grenzen
Der Begriff überschneidet sich mit Process Twin. Ein bloßes BPMN-Diagramm ist noch kein datenverbundener Prozesszwilling; ein Dashboard ohne klare Prozessbeziehungen erfüllt ebenfalls nur einen Teil der möglichen Funktionen.
Praxisbeispiel
Bei der Auftragsabwicklung kann ein Prozesszwilling sichtbar machen, welche Freigaben regelmäßig lange dauern und welche Rollen bei Übergaben beteiligt sind.
Voraussetzungen und Hinweise
Datenschutz, Datenqualität und Modellpflege sind wesentliche Voraussetzungen. Aussagen über Echtzeitfähigkeit oder Prognosegenauigkeit müssen anhand der konkreten Lösung belegt sein.
Verbindung von Prozessmodell und Ausführungsdaten
Ein Prozesszwilling benötigt ein abgegrenztes Modell des betrachteten Ablaufes sowie Informationen darüber, wie dieser Ablauf tatsächlich durchgeführt wird. Dafür können Geschäftsobjekte, Aktivitäten, Zeitstempel, Ressourcen und Rollen miteinander verknüpft werden. Wichtig ist eine konsistente Zuordnung: Eine im ERP-System protokollierte Statusänderung entspricht nicht immer direkt einer fachlich abgeschlossenen Tätigkeit. Je besser die Daten mit dem Modell abgestimmt sind, desto eher lassen sich unterschiedliche Prozessvarianten oder auffällige Wartezeiten analysieren. Die Erfassung muss sich an der Frage orientieren, welche konkrete Prozessentscheidung unterstützt werden soll.
Analysefunktionen und Reifegrade unterscheiden
Ein Prozesszwilling kann unterschiedliche technische Reifegrade besitzen. Eine einfache Ausführung zeigt aktuelle oder historische Prozesszustände. Ein weitergehender Ansatz untersucht Abweichungen, Engpässe und mögliche Ursachen. Simulationen können alternative Ressourcen- oder Freigaberegeln unter bestimmten Annahmen testen. Solche Funktionen müssen jedoch tatsächlich implementiert sein, bevor sie als Fähigkeit einer konkreten Lösung beschrieben werden. Ein Prozesszwilling ist nicht allein deshalb prädiktiv, weil er Daten visualisiert. Auch ein ausgefeiltes Simulationsmodell ist nicht automatisch mit dem aktuellen Betriebszustand verbunden.
Prozessverbesserung im betrieblichen Einsatz
Bei der Bearbeitung von Kundenaufträgen könnte ein Prozesszwilling sichtbar machen, dass bestimmte Auftragsarten überdurchschnittlich lange auf eine Freigabe warten. Anschließend muss geprüft werden, ob die Ursachen in fehlenden Angaben, organisatorischen Zuständigkeiten oder begrenzten Kapazitäten liegen. Eine Änderung der Freigaberegeln kann in einem geeigneten Modell untersucht und später im realen Prozess bewertet werden. Dafür sind Ausgangskennzahlen und Vergleichszeiträume erforderlich. Der Prozesszwilling unterstützt diese Arbeit, ersetzt aber weder fachliche Ursachenanalyse noch die tatsächliche Umsetzung und Überprüfung von Verbesserungsmaßnahmen.
Grenzen bei komplexen Unternehmensabläufen
Ereignisprotokolle erfassen nur die Aktivitäten, die in den angebundenen Systemen dokumentiert sind. Informelle Abstimmungen und manuelle Arbeitsschritte können fehlen. Zudem sind einige Prozessverläufe stark fallabhängig und lassen sich nicht vollständig in einer linearen Darstellung erfassen. Objektzentrierte Ereignisdaten können helfen, wenn mehrere Bestellungen, Lieferungen oder Rechnungen miteinander verbunden sind. Der Datenschutz ist zu berücksichtigen, sobald Rückschlüsse auf einzelne Beschäftigte möglich werden. Ein zuverlässiger Prozesszwilling benötigt deshalb Datenverantwortung, regelmäßige Modellpflege und klare Grenzen seiner Aussagefähigkeit.
Häufige Fragen
Ist ein Prozesszwilling mit Process Twin identisch?
Die Begriffe werden häufig synonym verwendet. Entscheidend ist die konkrete Beschreibung der Modell- und Datenfunktionen.
Muss ein Prozesszwilling ständig aktualisiert werden?
Das hängt von seiner Aufgabe ab. Laufende operative Steuerung erfordert andere Aktualisierungsintervalle als periodische Prozessanalysen.
Praktische Prüffragen
- Bestimmen Sie fachliche Prozessgrenzen und eindeutige Fall- oder Objektkennungen, damit Ereignisse zuverlässig einem tatsächlichen Vorgang zugeordnet werden.
- Unterscheiden Sie historische Analyse, laufende Zustandsbeobachtung und Simulation, bevor aus dem Begriff Prozesszwilling konkrete Softwareleistungen abgeleitet werden.
- Prüfen Sie manuelle und informelle Tätigkeiten, die in Fachsystemen nicht protokolliert werden, aber für die Bearbeitungsdauer entscheidend sein können.
- Bewerten Sie Prozessauffälligkeiten gemeinsam mit Verantwortlichen; häufige Schleifen können auf Fehler, berechtigte Kontrollen oder besondere Kundenanforderungen zurückgehen.
- Klären Sie Datenschutz und Zuständigkeit für die Modellpflege, besonders wenn Prozessereignisse Rückschlüsse auf einzelne Beschäftigte ermöglichen.
Vom Prozessmodell zur datenverbundenen Analyse
Ein Prozesszwilling benötigt einen fachlich abgegrenzten Ablauf und geeignete Daten über dessen tatsächliche Ausführung. Im Kundenservice könnte er die Bearbeitungsschritte eines Falls, beteiligte Rollen und relevante Zeitpunkte verbinden. Eine reine Darstellung des vorgesehenen Ablaufs genügt dafür nicht. Die Ereignisdaten müssen den richtigen Prozessen und Geschäftsobjekten zugeordnet sein, damit sich Varianten und Wartezeiten zuverlässig analysieren lassen. Auch manuelle Rückfragen oder informelle Tätigkeiten sollten berücksichtigt werden, wenn sie für die Entscheidung wesentlich sind. Ist die Datenerfassung unvollständig, muss dies sichtbar bleiben. Der Prozesszwilling ist eine zweckgebundene Repräsentation und keine automatisch vollständige Abbildung jeder praktischen Arbeit.
Verbesserungen anhand realer Ergebnisse überprüfen
Angenommen, bestimmte Servicefälle benötigen besonders viele Freigaben. Die Analyse kann zeigen, bei welchen Varianten dies geschieht und welche Zeiten zwischen den Schritten liegen. Damit ist die Ursache allerdings noch nicht geklärt. Fachbereiche müssen prüfen, ob zusätzliche Kontrollen, fehlende Informationen oder Kapazitätsprobleme die Verzögerung erklären. Eine geplante Maßnahme kann in einem geeigneten Modell getestet oder zunächst begrenzt umgesetzt werden. Für die spätere Bewertung sind vergleichbare Kennzahlen und dokumentierte Ausgangswerte notwendig. Der Zwilling unterstützt so den Verbesserungsprozess. Automatische Simulation oder operative Steuerung sind zusätzliche Funktionen, deren tatsächliche Verfügbarkeit getrennt nachzuweisen ist.
Verwandte Wiki-Begriffe
Weiterführende Erklärungen: Process Twin, Process Mining, Geschäftsprozessmodellierung.
Fachliche Quellen
Fachforschung – Process Mining und digitale Prozesszwillinge. Praxisbeispiele sind hypothetische Anwendungsszenarien.