Conformance Checking ist ein Verfahren des Process Mining, bei dem beobachtete Prozessausführungen mit einem Referenzmodell verglichen werden. Ziel ist zu erkennen, wo tatsächliche Abläufe mit einem modellierten Soll-Zustand übereinstimmen oder davon abweichen.
Wie funktioniert Conformance Checking?
Grundlage sind ein geeignetes Prozessmodell und Ereignisdaten mit nachvollziehbarer Zuordnung zu Vorgängen und Aktivitäten. Vergleichsverfahren können Abweichungen erkennen und in Kennzahlen zusammenfassen. Die Interpretation benötigt fachlichen Kontext: Nicht jede Abweichung ist ein Fehler.
Abgrenzung und Grenzen
Ein Soll-Modell kann unvollständig oder veraltet sein. Ebenso können Ereignisse im Log fehlen oder unterschiedlich bezeichnet werden. Die technische Feststellung einer Abweichung ersetzt daher nicht die Bewertung durch Prozessverantwortliche.
Beispiel aus der Unternehmenspraxis
Im Einkauf könnte geprüft werden, ob Bestellungen tatsächlich vor Beauftragung freigegeben wurden. Abweichende Varianten sind anschließend hinsichtlich Ausnahmegenehmigung, Systemfehler oder möglicher Regelverletzung zu untersuchen.
Worauf Unternehmen achten sollten
Conformance Checking sollte nicht mit einer vollständigen Compliance-Prüfung verwechselt werden. Rechtliche Anforderungen müssen erst korrekt in prüfbare Regeln übertragen werden; Daten und Modell decken womöglich nur einen Teil des Sachverhalts ab.
Wie Soll-Modell und reale Ereignisse verglichen werden
Ein Conformance-Checking-Verfahren benötigt eine Referenz für zulässige Abläufe und ausreichend gut aufbereitete Ereignisdaten. Die technische Analyse ordnet beobachtete Aktivitäten dem Modell zu und untersucht, ob Reihenfolge, Bedingungen oder Varianten übereinstimmen. Für Geschäftsprozesse kommen unter anderem Token-basierte Replay-Verfahren und Alignment-Ansätze zum Einsatz. Die Ergebnisse können Hinweise auf übersprungene Schritte, unerwartete Wiederholungen oder ungewöhnliche Pfade geben. Eine belastbare Bewertung setzt voraus, dass Ereignisnamen, Zeitpunkte und Fallkennungen fachlich richtig interpretiert werden.
Nicht jede Abweichung ist eine Regelverletzung
Ein Referenzmodell kann absichtlich nur den Standardfall zeigen, während die Organisation genehmigte Ausnahmewege zulässt. Ebenso können technische Ereignisse fehlen, obwohl die reale Aufgabe korrekt abgeschlossen wurde. Wer jedes abweichende Muster als Fehler bewertet, erzeugt deshalb irreführende Berichte. Die Analyse sollte die Art der Abweichung, ihre Häufigkeit, ihren fachlichen Grund und die möglichen Folgen untersuchen. Besonders bei regulatorisch relevanten Kontrollen müssen die tatsächlich einschlägigen Regeln erst korrekt und vollständig in prüfbare Bedingungen übersetzt werden.
Kennzahlen zur Prozesskonformität richtig interpretieren
Verfahren können Konformität durch unterschiedliche Kennzahlen beschreiben. Welche Kennzahl sinnvoll ist, hängt von Modell, Methode und Analysezweck ab. Eine hohe Übereinstimmung bedeutet nicht automatisch, dass ein Prozess wirtschaftlich oder kundenorientiert gestaltet ist. Umgekehrt kann eine niedrige Übereinstimmung darauf hinweisen, dass ein veraltetes Modell den aktuellen Betrieb schlecht beschreibt. Die Kennzahlen sollten deshalb mit konkreten Abweichungsbeispielen, Datenqualität und einer Bewertung durch Prozessverantwortliche ergänzt werden. Reine Ranglisten von Abteilungen erlauben ohne Kontext keine verlässlichen Rückschlüsse auf Ursachen.
Einsatz in der Prozessverbesserung und Kontrolle
Ein Unternehmen kann beispielsweise untersuchen, ob Bestellungen oberhalb bestimmter Schwellenwerte vor der Beauftragung den vorgesehenen Genehmigungsweg durchlaufen. Werden Abweichungen gefunden, muss geprüft werden, ob Systeme falsch konfiguriert sind, Daten fehlen oder berechtigte Ausnahmen vorliegen. Daraus lassen sich gezielte Maßnahmen ableiten, etwa bessere Dokumentation, geänderte Workflows oder zusätzliche Schulungen. Nach der Umsetzung sollte derselbe Sachverhalt erneut geprüft werden. Auf diese Weise liefert Conformance Checking einen wiederholbaren Kontrollbaustein, ersetzt aber weder fachliche Audits noch juristische Einzelfallbewertungen.
Häufige Fragen
Ist Conformance Checking eine vollständige Compliance-Prüfung?
Nein. Es prüft modellierte Bedingungen anhand vorhandener Ereignisse. Die rechtliche Bewertung und nicht erfasste Sachverhalte bleiben außerhalb dieser technischen Prüfung.
Braucht Conformance Checking BPMN?
Nicht zwingend. Unterschiedliche Prozessmodelltypen können als Referenz dienen. BPMN ist eine verbreitete Möglichkeit, jedoch keine notwendige Voraussetzung für jedes Verfahren.
Praktische Prüffragen
- Bestätigen Sie das fachliche Referenzmodell, bevor Prozessabweichungen ausgewertet werden; veraltete Soll-Vorgaben erzeugen möglicherweise Scheinkonflikte.
- Dokumentieren Sie genehmigte Ausnahmen und unterschiedliche Fallarten, damit ein zulässiger Sonderweg nicht ungeprüft als Regelverletzung erscheint.
- Prüfen Sie die Ereignisvollständigkeit, Aktivitätszuordnung und Fallkennungen, da fehlende Daten technische Abweichungen vortäuschen können.
- Ergänzen Sie Konformitätskennzahlen um nachvollziehbare Fallbeispiele und eine Bewertung der Ursachen durch die verantwortlichen Fachbereiche.
- Trennen Sie die algorithmische Übereinstimmungsprüfung von einer rechtlichen Compliance-Bewertung, die zusätzliche Anforderungen und Nachweise berücksichtigen muss.
Die Referenz entscheidet über das Prüfergebnis
Conformance Checking vergleicht die beobachteten Ereignisse mit einem Prozessmodell. Ist dieses Referenzmodell nicht aktuell, kann eine korrekte Bearbeitung als Abweichung erscheinen. Deshalb muss vor einer Analyse festgestellt werden, ob das Modell verbindliche Regeln, einen idealisierten Standardablauf oder lediglich eine ältere Dokumentation beschreibt. Ebenso sind zulässige Ausnahmen zu berücksichtigen. Bei der Rechnungsfreigabe könnte beispielsweise eine Vertretungsregel vorgesehen sein, die ein einfaches Diagramm nicht enthält. Eine technische Abweichung sagt daher noch nichts darüber aus, ob ein Kontrollmangel oder gar ein Rechtsverstoß vorliegt. Die Ergebnisse benötigen eine fachliche Bewertung der konkreten Vorgänge.
Umgang mit fehlerhaften Ereignisdaten
Nicht jede Aktivität hinterlässt eine korrekt zugeordnete Meldung im IT-System. Zeitstempel können fehlen, Ereignisse doppelt auftreten oder als anderer fachlicher Schritt protokolliert werden. Solche Datenprobleme können die Übereinstimmungsprüfung erheblich beeinflussen. Ein Projekt sollte deshalb exemplarische Fälle manuell nachvollziehen und die Zuordnung zwischen Modell und Log testen. Hilfreich ist auch die Unterscheidung verschiedener Abweichungsarten, damit Fachbereiche Ursachen gezielt prüfen können. Anschließend lassen sich Änderungen an Prozessregeln, Dokumentation oder technischer Erfassung untersuchen. Nur auf diese Weise wird aus einem Konformitätswert eine belastbare Grundlage für Verbesserungen und interne Kontrollen.
Verwandte Wiki-Begriffe
Weiterführende Erklärungen: Process Mining, BPMN, Event Log.
Fachliche Quellen
ProcessMining.org – Process Mining. Anwendungsbeispiele sind ausdrücklich als exemplarische Szenarien zu verstehen.