BPMN steht für Business Process Model and Notation. Die von der Object Management Group veröffentlichte Notation dient dazu, Geschäftsprozesse mit einer standardisierten grafischen Sprache darzustellen. Sie verwendet unter anderem Ereignisse, Aktivitäten, Gateways und Verbindungsflüsse.
Wie funktioniert BPMN?
BPMN-Diagramme können innerhalb eines Pools die Prozessabfolge und zwischen Teilnehmern den Nachrichtenaustausch darstellen. Lanes helfen bei der organisatorischen Zuordnung von Aktivitäten. Der Detaillierungsgrad sollte zur Leserschaft und zum Verwendungszweck passen.
Abgrenzung und Grenzen
BPMN ist weder ein Managementsystem noch automatisch eine ausführbare Prozessimplementierung. Bestimmte BPMN-Modelle können als Grundlage für Workflow-Engines dienen; dafür benötigen sie zusätzliche technische Festlegungen. Auch die Modellqualität ergibt sich nicht allein aus formal korrekten Symbolen.
Beispiel aus der Unternehmenspraxis
Für einen Beschaffungsprozess kann ein Gateway festhalten, welche Freigaben je Bestellwert erforderlich sind. Ein Nachrichtenfluss dokumentiert die Kommunikation mit einem externen Lieferanten.
Worauf Unternehmen achten sollten
Die maßgebliche Spezifikation wird von der Object Management Group bereitgestellt. Bei einer fachlichen Beschreibung sollten verwendete Version und Einschränkungen der eingesetzten Modellierungssoftware berücksichtigt werden.
Die grundlegenden Elemente eines BPMN-Diagramms
BPMN verwendet Aktivitäten für auszuführende Arbeiten, Ereignisse für eintretende oder ausgelöste Geschehnisse und Gateways für Verzweigungen oder Zusammenführungen. Sequenzflüsse zeigen die Reihenfolge innerhalb eines Prozesses. Pools stellen Teilnehmer dar, Nachrichtenflüsse die Kommunikation zwischen ihnen. Lanes können Verantwortung innerhalb eines Teilnehmers visualisieren, sind aber kein Ersatz für eine vollständige Organisationsmodellierung. Die Symbole haben definierte Bedeutungen. Deshalb sollte ein Diagramm nicht allein nach optischer Ähnlichkeit mit einem herkömmlichen Flussdiagramm gelesen werden. Insbesondere parallele und exklusive Verzweigungen müssen klar unterschieden werden.
Fachliche Prozessdarstellung und technische Ausführung
Für Gespräche zwischen Fachbereich und IT reichen häufig eine gut strukturierte Prozesssicht und eindeutige Bezeichnungen. Soll ein Prozess technisch ausgeführt werden, sind zusätzliche Definitionen erforderlich, etwa zu Datenobjekten, Schnittstellen, Benutzeraufgaben, Fehlerreaktionen und Zeitereignissen. Nicht jede BPMN-Software unterstützt den gleichen ausführbaren Teil der Notation. Zudem bedeutet formale Ausführbarkeit nicht, dass der Prozess organisatorisch sinnvoll gestaltet wurde. Darum sollten Modelle vor ihrer technischen Umsetzung fachlich geprüft und für typische sowie kritische Ausnahmefälle getestet werden.
Häufige Modellierungsfehler vermeiden
Zu viele Aktivitäten auf einer Ebene beeinträchtigen die Lesbarkeit. Eine unklare Benennung von Aufgaben lässt offen, welches Ergebnis erwartet wird. Falsch platzierte Gateways können Alternativen als parallele Tätigkeiten erscheinen lassen. Ebenso führen nicht dokumentierte Eskalations- und Fehlerfälle später zu Lücken in der Prozessumsetzung. Sinnvoll sind vereinbarte Modellierungskonventionen und gegebenenfalls mehrere Detailebenen. Diagramme sollten mit den Personen geprüft werden, die den Ablauf tatsächlich bearbeiten. Fachliche Korrektheit und Verständlichkeit sind wichtiger als die maximale Nutzung aller verfügbaren BPMN-Symbole.
Nutzung bei Digitalisierung und Prozessverbesserung
Ein BPMN-Modell kann zeigen, welche Bearbeitungsschritte künftig durch Software unterstützt werden sollen und wo manuelle Kontrollen notwendig bleiben. Für die Einführung eines neuen ERP-Systems kann es Übergaben und Zuständigkeiten zwischen Fachabteilungen klären. In Verbindung mit Ereignisdaten kann anschließend untersucht werden, ob die tatsächliche Ausführung dem Modell entspricht. Dafür braucht es eine passende Zuordnung zwischen den Aktivitäten im Diagramm und den technischen Ereignissen. Die Kombination aus Modell und Daten kann sehr hilfreich sein, sollte jedoch nicht mit einer vollständigen Kausal- oder Compliance-Prüfung verwechselt werden.
Häufige Fragen
Ist BPMN nur für IT-Fachleute gedacht?
Nein. Fachlich vereinfachte BPMN-Diagramme können auch die Abstimmung zwischen Management, Prozessverantwortlichen und Beschäftigten unterstützen.
Ist ein BPMN-Diagramm automatisch ein ausführbarer Workflow?
Nein. Nur dafür geeignete Modelle lassen sich mit ergänzenden technischen Angaben über kompatible Systeme ausführen.
Praktische Prüffragen
- Prüfen Sie, ob beteiligte Teams dieselbe BPMN-Version und vergleichbare Modellierungskonventionen verwenden; andernfalls können Symbole unterschiedlich verstanden werden.
- Unterscheiden Sie interne Sequenzflüsse von Nachrichtenflüssen zwischen Teilnehmern, damit die fachliche Zusammenarbeit im Modell korrekt dargestellt ist.
- Nutzen Sie exklusive und parallele Gateways nur dort, wo die entsprechenden Entscheidungs- oder Ausführungsregeln tatsächlich bestehen.
- Berücksichtigen Sie Fehlerereignisse, zeitliche Fristen und Eskalationen, wenn die Darstellung später zur technischen Workflow-Ausführung herangezogen wird.
- Prüfen Sie die Lesbarkeit mit Prozessbeteiligten und strukturieren Sie komplexe Abläufe in geeignete, fachlich nachvollziehbare Teilmodelle.
BPMN für verschiedene Modellierungstiefen nutzen
BPMN kann von einer fachlichen Übersicht bis zu einer technisch detaillierten Prozessbeschreibung eingesetzt werden. Eine übersichtliche Darstellung für die Geschäftsleitung sollte sich auf wesentliche Aktivitäten, Entscheidungen und beteiligte Bereiche beschränken. Wenn derselbe Prozess für eine Ausführung durch Software vorbereitet wird, müssen unter anderem Daten, Ausnahmebehandlungen und technische Serviceaufrufe genauer festgelegt werden. Nicht jedes Diagramm eignet sich automatisch für beide Zwecke. Besonders parallele Aktivitäten, Ereignisse mit Zeitbedingungen und unterschiedliche Kommunikationspartner verlangen korrekte Symbole. Die Verwendung vieler BPMN-Elemente erhöht aber nicht automatisch die Qualität. Entscheidend ist, ob der modellierte Ablauf verständlich und fachlich überprüfbar bleibt.
Beispiel einer Rechnungsfreigabe
Ein BPMN-Diagramm für eine Eingangsrechnung könnte mit dem Eingang einer Rechnung starten. Nach einer formalen Prüfung führt ein Gateway entweder zur Klärung fehlender Angaben oder zur fachlichen Freigabe. Bei bestimmten Beträgen könnte eine zusätzliche Genehmigung erforderlich sein. Erst nach erfüllten Bedingungen wird die Zahlung vorbereitet. Die Darstellung sollte unterscheiden, welche Tätigkeiten nacheinander und welche unabhängig parallel laufen. Nachrichten an externe Beteiligte werden anders modelliert als interne Ablaufbeziehungen. Bei einer technischen Workflow-Umsetzung werden zusätzlich Berechtigungen, Fehlerfälle, Datensätze und Systemreaktionen definiert. Ein fachlich bestätigtes BPMN-Diagramm schafft damit eine gemeinsame Grundlage, ohne sämtliche Anforderungen an eine produktive Software bereits zu erfüllen.
Verwandte Wiki-Begriffe
Weiterführende Erklärungen: BPM, Prozessmodell, Geschäftsprozessmodellierung.
Fachliche Quellen
Object Management Group – BPMN-Spezifikation. Ergänzende Beispiele und Entscheidungshinweise sind redaktionelle Einordnungen.