Ein Business Process Model ist eine modellhafte Darstellung eines Geschäftsprozesses. Es erfasst relevante Aufgaben, Ereignisse, Entscheidungen und Beziehungen, damit Beteiligte Abläufe analysieren, abstimmen oder implementieren können.
Methodik und Funktionsweise
Die Modellierung kann unterschiedliche Notationen verwenden, darunter BPMN. Der Aufbau richtet sich nach dem Ziel: Für eine Prozessübersicht reichen häufig wenige Hauptaktivitäten, während technische Automatisierung präzise Verzweigungen und Ausnahmen benötigt.
Abgrenzung und Grenzen
Der englische Begriff entspricht weitgehend dem deutschen Prozessmodell, sofern damit ein Geschäftsprozess gemeint ist. Modell und reale Ausführung müssen auseinandergehalten werden; ein Soll-Modell kann von tatsächlich beobachteten Ereignissen abweichen.
Praxisbeispiel
Ein Modell des Kunden-Onboardings kann den Ablauf von der Vertragserfassung über Identitätsprüfung bis zur Freischaltung darstellen.
Voraussetzungen und Hinweise
Für die Nutzung sind klare Modellgrenzen, Verantwortliche und Aktualisierungsregeln notwendig. Prozessmodelle werden erst durch fachliche Pflege zu belastbaren Arbeitsgrundlagen.
Fachliche Elemente eines Business Process Model
Ein Business Process Model beschreibt einen betrieblichen Ablauf auf einer festgelegten Abstraktionsebene. Typische Elemente sind ein auslösendes Ereignis, Aktivitäten, mögliche Entscheidungen, Beteiligte und das angestrebte Ergebnis. Zusätzliche Informationen können Regeln, Dokumente oder Datenobjekte umfassen. Für einen fachlichen Überblick genügt oft eine begrenzte Zahl von Schritten. Bei einer Softwareautomatisierung sind hingegen präzisere Ausnahmen und technische Abhängigkeiten erforderlich. Die Modellierung sollte deshalb immer mit der Frage beginnen, wofür der Ablauf dargestellt wird und wer das Modell später verwenden soll.
Modellierung mit BPMN und anderen Notationen
BPMN ist eine verbreitete standardisierte Sprache zur Darstellung von Geschäftsprozessen. Sie bietet eindeutige Symbole für Aktivitäten, Ereignisse und Verzweigungen. Ein Business Process Model muss jedoch nicht zwingend BPMN verwenden. Je nach Zielgruppe können einfachere Darstellungen oder andere Notationen angemessen sein. Der Vorteil einer Standardnotation zeigt sich besonders, wenn unterschiedliche Teams Modelle austauschen und weiterentwickeln sollen. Trotzdem garantiert die korrekte Verwendung von Symbolen weder fachliche Vollständigkeit noch einen wirtschaftlich sinnvollen Prozess. Das Modell muss mit den tatsächlichen Anforderungen der Organisation abgeglichen werden.
Soll-Zustand und beobachtete Ausführung
Ein Modell kann einen vorgesehenen Soll-Ablauf oder einen tatsächlich beobachteten Ist-Ablauf beschreiben. Diese Unterscheidung ist für Audits und Verbesserungsprojekte wesentlich. Ein modellierter Freigabeschritt belegt nicht, dass er bei jeder Transaktion ausgeführt wurde. Mit geeigneten Ereignisprotokollen und Process-Mining-Verfahren können reale Varianten analysiert und gegebenenfalls mit dem Modell verglichen werden. Dabei müssen Fallkennungen und Aktivitätsbezeichnungen zuverlässig zusammenpassen. Unvollständige Daten können sonst zu Fehlinterpretationen führen. Eine dokumentierte Modellversion erleichtert zudem die Nachvollziehbarkeit bei späteren Prozessänderungen.
Verwendung in Transformation und Automatisierung
Bei der Einführung neuer Unternehmenssoftware können Business Process Models zeigen, welche Arbeitsschritte erhalten, verändert oder automatisiert werden sollen. Sie helfen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen abzustimmen. Die eigentliche technische Umsetzung benötigt zusätzliche Festlegungen zu Datenformaten, Berechtigungen und Fehlerbehandlung. Auch organisatorische Maßnahmen wie Schulungen und neue Entscheidungsrechte lassen sich nicht allein aus einem Prozessdiagramm ableiten. Für die laufende Verwendung sollten Modellverantwortliche, Änderungsauslöser und Freigabeverfahren definiert werden. Ein gepflegtes Modell ist ein Arbeitsmittel der Prozesssteuerung und nicht nur eine einmalige Projektdokumentation.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zum deutschen Prozessmodell?
Im Kontext betrieblicher Abläufe sind die Begriffe weitgehend deckungsgleich. Der englische Ausdruck betont ausdrücklich den Business-Process-Bezug.
Kann ein Business Process Model Prozesse automatisch steuern?
Nicht allein. Eine technische Workflow-Umsetzung benötigt zusätzliche ausführbare Angaben und passende Software.
Praktische Prüffragen
- Definieren Sie den Zweck des Business Process Model und passen Sie die Darstellung an fachliche Entscheidung, Schulung oder technische Umsetzung an.
- Benennen Sie Aktivitäten anhand ihrer Ergebnisse und ergänzen Sie wichtige Ereignisse, Rollen und Verzweigungen, damit Verantwortlichkeiten nachvollziehbar bleiben.
- Kennzeichnen Sie Soll-Prozesse und beobachtete Ist-Abläufe getrennt; ein modellierter Kontrollschritt belegt noch keine tatsächliche Durchführung.
- Verwenden Sie BPMN nur mit passenden Modellierungskonventionen und prüfen Sie technische Ausführbarkeit gesondert von fachlicher Korrektheit.
- Legen Sie Freigabe, Versionierung und Aktualisierungsverantwortung fest, wenn Prozessmodelle als Grundlage für Schulungen, Audits oder Softwareänderungen dienen.
Das richtige Modell für die Zielgruppe gestalten
Ein Business Process Model kann sehr unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Eine Managementübersicht zeigt Prozessgrenzen, zentrale Entscheidungen und beteiligte Organisationseinheiten. Für eine technische Workflow-Umsetzung sind dagegen präzise Datenobjekte, Zeitbedingungen und Ausnahmen erforderlich. Deshalb sollte die Modellierung bereits zu Beginn festlegen, wer die Darstellung verwenden wird und welche Fragen sie beantworten soll. Fachliche Klarheit ist wichtiger als die maximale Zahl eingesetzter Symbole. BPMN bietet eine standardisierte Notation, aber auch ein formal korrektes Diagramm kann wesentliche organisatorische Informationen vermissen lassen. Modelle sollten daher mit den Personen geprüft werden, die den realen Ablauf kennen.
Modell und tatsächliche Ausführung abgleichen
Ein Business Process Model beschreibt häufig den vorgesehenen Soll-Prozess. Ob dieser Ablauf im Unternehmen tatsächlich eingehalten wird, ist eine getrennte Frage. Ereignisprotokolle aus Fachsystemen und gegebenenfalls Process-Mining-Verfahren können dazu beitragen, reale Prozessvarianten sichtbar zu machen. Sie enthalten aber nicht zwingend sämtliche manuellen und informellen Tätigkeiten. Werden Unterschiede festgestellt, muss geprüft werden, ob das Modell veraltet ist, ein zulässiger Sonderfall vorliegt oder tatsächlich eine Regelabweichung besteht. Änderungen am Modell sollten versioniert und fachlich freigegeben werden. So bleibt es eine zuverlässige Grundlage für Schulung, Prozessverbesserung und technische Umsetzung.
Verwandte Wiki-Begriffe
Weiterführende Erklärungen: Prozessmodell, BPMN, Geschäftsprozess.
Fachliche Quellen
Object Management Group – Business Process Model and Notation. Praxisbeispiele sind hypothetische Anwendungsszenarien.