Geschäftsprozessmodellierung bezeichnet die strukturierte Erfassung und Darstellung betrieblicher Abläufe. Sie unterstützt gemeinsame Verständigung, Prozessanalyse, Dokumentation und die Planung von Veränderungen.
Methodik und Funktionsweise
Typische Schritte sind die Abgrenzung eines Prozesses, das Erfassen von Auslösern und Ergebnissen, die Beschreibung von Aktivitäten und Entscheidungen sowie die Klärung von Verantwortlichkeiten. BPMN ist eine verbreitete Notation, aber nicht die einzige mögliche Darstellungsform.
Abgrenzung und Grenzen
Eine visuelle Prozessdarstellung ist nicht automatisch vollständig oder korrekt. Besonders bei komplexen Fällen müssen Ausnahmen, parallele Abläufe und informelle Tätigkeiten berücksichtigt werden. Zwischen gewünschtem Soll-Prozess und tatsächlichem Ist-Prozess ist zu unterscheiden.
Praxisbeispiel
Ein Dienstleister kann den Reklamationsprozess erfassen und erkennen, wo Rückfragen mehrfach zwischen Kundendienst und Fachabteilung wechseln.
Voraussetzungen und Hinweise
Ein Modell sollte eine festgelegte Zielgruppe haben und regelmäßig geprüft werden. Zu große Detailtiefe erschwert die Anwendung, zu grobe Darstellung verdeckt kritische Entscheidungen.
Vom Untersuchungsauftrag zum Prozessmodell
Am Anfang steht die Festlegung, welcher Geschäftsprozess für welchen Zweck beschrieben wird. Ein Modell für die Prozessoptimierung benötigt andere Details als ein Modell zur technischen Workflow-Ausführung. Zunächst werden Prozessgrenzen, Auslöser, Ergebnisse und beteiligte Rollen geklärt. Anschließend werden Aktivitäten und Entscheidungen in eine nachvollziehbare Reihenfolge gebracht. Besonders wichtig sind Übergaben zwischen Abteilungen und die Behandlung von Ausnahmen. Die Modellierung sollte nicht lediglich vorhandene Arbeitsanweisungen in ein Diagramm übertragen, wenn diese die tatsächliche Zusammenarbeit unvollständig oder überholt darstellen.
Ist-Prozesse fachlich erfassen und validieren
Die Erhebung kann Interviews, Dokumentenanalyse, Beobachtungen und digitale Ereignisdaten verbinden. Jede Quelle zeigt nur einen bestimmten Ausschnitt. Prozessverantwortliche können den vorgesehenen Ablauf schildern, während Mitarbeitende praktische Varianten kennen. Ereignisdaten wiederum zeigen nur technisch protokollierte Schritte. Deshalb ist ein Abgleich verschiedener Perspektiven sinnvoll. Ein Ist-Modell sollte als solche Beschreibung gekennzeichnet sein und nicht unbemerkt mit einem Soll-Prozess vermischt werden. Gerade seltene Ausnahmefälle, parallele Tätigkeiten und informelle Abstimmungen können entscheidend sein, wenn ein Prozess später automatisiert werden soll.
Notation, Verständlichkeit und Detaillierung
BPMN ermöglicht eine standardisierte Darstellung von Ereignissen, Aufgaben, Gateways und Nachrichtenflüssen. Die Notation erleichtert die Kommunikation zwischen verschiedenen Beteiligten, verlangt aber gemeinsame Modellierungsregeln. Ein Managementdiagramm sollte übersichtlich bleiben und die wesentlichen Prozessentscheidungen sichtbar machen. Für technische Spezifikationen können mehrere Detailebenen erforderlich sein. Zu viele Symbole erschweren dagegen die Lesbarkeit. Ein gutes Modell verwendet natürliche Tätigkeitsbezeichnungen und zeigt klar, wer welche Informationen benötigt. Formale Symbolkorrektheit allein stellt noch nicht sicher, dass das Modell fachlich richtig oder praktisch nützlich ist.
Prozessmodelle in der Veränderung nutzen
Ein Soll-Modell kann geplante Abläufe, neue Entscheidungspunkte oder veränderte Verantwortlichkeiten dokumentieren. Vor der Umsetzung sollten die betroffenen Fachbereiche prüfen, ob die vorgeschlagene Gestaltung auch in Sonderfällen funktioniert. Bei der Einführung einer Software sind zusätzliche Festlegungen zu Daten, Berechtigungen und Schnittstellen notwendig. Nach dem Start kann die tatsächliche Ausführung mit geeigneten Kennzahlen oder Process-Mining-Verfahren untersucht werden. Die Dokumentation muss bei Änderungen angepasst werden. Damit wird Geschäftsprozessmodellierung zu einem fortlaufend nutzbaren Bestandteil des Prozessmanagements statt zu einer isolierten Visualisierungsaufgabe.
Häufige Fragen
Ist Geschäftsprozessmodellierung dasselbe wie Prozessoptimierung?
Nein. Die Modellierung beschreibt Abläufe. Die Optimierung nutzt diese Beschreibung und zusätzliche Erkenntnisse zur Auswahl und Umsetzung von Verbesserungen.
Wann reicht ein einfaches Flussdiagramm aus?
Für überschaubare fachliche Abstimmungen kann es genügen. Bei komplexen Schnittstellen oder ausführbaren Prozessen bietet eine konsistente Standardnotation oft Vorteile.
Praktische Prüffragen
- Definieren Sie die Prozessgrenzen, Ergebnisse und beteiligten Organisationseinheiten, bevor Aktivitäten aus vorhandenen Arbeitsanweisungen in Diagramme übertragen werden.
- Erheben Sie tatsächliche Abläufe über verschiedene Perspektiven, weil Interviews, Prozessdokumente und digitale Ereignisdaten jeweils eigene Lücken besitzen.
- Berücksichtigen Sie Ausnahmefälle, parallele Arbeit und informelle Übergaben, die in einem idealisierten linearen Modell leicht verloren gehen.
- Wählen Sie Modellierungskonventionen und Detailebenen, die Fachabteilungen verstehen und bei Bedarf für IT-Umsetzungen präzisiert werden können.
- Planen Sie fachliche Freigaben und regelmäßige Aktualisierung, damit der vereinbarte Soll-Prozess nach einer organisatorischen Änderung gültig bleibt.
Ist-Prozesse nicht nur aus Dokumenten ableiten
Bei der Geschäftsprozessmodellierung entsteht häufig zunächst eine Beschreibung aus bestehenden Arbeitsanweisungen. Diese kann von der tatsächlichen Bearbeitung deutlich abweichen. Für eine verlässliche Ist-Sicht sollten Prozessbeteiligte, relevante Dokumente und gegebenenfalls digitale Ereignisdaten berücksichtigt werden. Ein ERP-Protokoll zeigt beispielsweise eine Statusänderung, aber nicht zwingend die informelle Rückfrage, die ihr vorausging. Deshalb sollten Ausnahmen und bereichsübergreifende Übergaben bewusst erfasst werden. Ein Modell, das nur den idealisierten Standardweg zeigt, eignet sich begrenzt zur Untersuchung realer Engpässe. Für die Zielgruppe muss zudem erkennbar bleiben, ob das Diagramm tatsächliche Abläufe oder verbindliche Soll-Regeln dokumentiert.
Von der Modellierung zur Änderung
Nachdem ein Prozess nachvollziehbar dargestellt ist, können Schwachstellen und Varianten untersucht werden. Dazu gehören unnötige Wartezeiten, unklare Verantwortlichkeiten oder doppelte Datenübertragungen. Eine geplante Verbesserung muss fachlich bewertet und mit betroffenen Bereichen abgestimmt werden. BPMN kann helfen, den gewünschten Ablauf verständlich zu beschreiben, doch für eine technische Workflow-Ausführung sind weitere Angaben nötig. Nach der Umsetzung sollte geprüft werden, ob der Prozess tatsächlich wie geplant verläuft und welche Kennzahlen sich verändert haben. Die Modellierungsarbeit endet daher nicht mit dem Diagramm. Eine verbindliche Versionierung und Zuständigkeit für spätere Anpassungen sind wichtig, damit Prozessmodelle langfristig als Arbeitsgrundlage dienen können.
Verwandte Wiki-Begriffe
Weiterführende Erklärungen: Prozessmodell, BPMN, Process Mining.
Fachliche Quellen
OMG – Standardisierte Geschäftsprozessnotation BPMN. Praxisbeispiele sind redaktionelle Szenarien ohne behaupteten Kundenbezug.